Amit egy koncert megszervezése előtt tudni érdemes
Néhány gondolat - előljáróban
Ha felmerül bennetek, hogy szívesen szerveznétek koncertet egy keresztény zenei csoporttal vagy szólistával, rengeteg szempontot kell majd mérlegelnetek. Legyen az egy gyülekezeti dicsőítő koncert vagy egy nagyobb szabású valamely fesztiválon, számtalan kérdéssel találjátok majd szembe magatokat. Jól jöhet ilyenkor mások tanácsa, tapasztalata a bölcs döntésekhez. Ebben szeretnénk nektek segíteni! Összegyűjtöttük a szerintünk legfontosabb szempontokat és tennivalókat. Olvasgassátok őket, és miközben gondolkodtok, mérlegeltek, ne feledjétek: minden koncert más és más, hiszen mások a célok, a célközönség, a művészek. Isten azonban ott lesz veletek, bölcsességet és erőt ad, jelenlétével meg fogja áldani a koncerteteket.

Az alábbi szempontok leginkább külföldi csapatokkal való együttműködés során mérvadóak. Egyéni zenészekkel, csoportjainkkal másként alakulhat egy koncert megszervezése. Ezért ne ijedjetek meg az első olvasás után, kérdéseitekkel keressetek bátran bennünket. Honlapunk tartalmának ezen része informatív. Bármit is olvastok itt, mindig az a mérvadó, amit ti egyeztettek le az általatok választott művészekkel. Sok örömet és áldást kívánunk ebben az új kihívásban nektek!

Az ötlet
Amikor egy gyülekezet, közösség vagy szervezet azon gondolkodik, hogy gospel vagy dicsőítő koncertet szervez, fontos meghatározni, hogy mi a koncert célja illetve ki a célközönség. Egy gyülekezet, amely saját tagjai számára szeretne dicsőítőkoncertet szervezni természetesen más döntéseket hoz majd, mint egy szervezet, amely egy fesztivál keretén belül szeretné a látogatóival megismertetni a gospelzenét. A költségvetés is meghatározza bizonyos mértékig, hogy mely művészek, előadók vagy zenészek jöhetnek szóba (belföldi, külföldi, (fél)profi vagy amatőr).

Az első kapcsolat
Miután megszületett a döntés, hogy mely csapatot vagy művészt látnátok szívesen, következő lépésként fel kell vennetek velük a kapcsolatot. Vannak olyan zenekarok, akiket foglalóirodán keresztül lehet elérni. Nekünk, az Azur Managementnek jó néhány zenekar menedzsmentjével van közvetlen kapcsolatunk, ezért mindenképpen érdemes megkeresni minket is. Ha nem vagytok biztosak abban, hogyan kerülhetnétek kapcsolatba a kiválasztott csapat menedzsmentjével, keressetek meg nyugodtan minket.

Nemzetközi művészek és zenekarok képviselői ritkán lépnek közvetlenül kapcsolatba egy-egy koncert helyi szervezőivel. Amikor egy koncert szervezésébe fogtok, érdemes együttműködni más európai szervezőkkel, illetve nemzetközi közvetítőkkel, akik fel tudják venni a csoporttal a kapcsolatot. Összegyűjtöttük a legfontosabb szempontok, amelyeket - szerintünk - mindenképpen érdemes az első kapcsolat felvételénél átbeszélni a művésszel vagy a foglalásért felelős közvetítővel:

- Mely dátumra/ időszakra tervezitek a koncertet? Szabad-e a művész vagy zenekar abban az időszakban?
- Mi a fellépés tervezett helyszíne? Megfelel-e ez az általatok választott művésznek vagy csoportnak?
- Milyen fellépést képzeltetek el? Egy fesztivál egyik fellépője lenne a művész, vagy egy önálló koncertet szeretnétek? Belépőjegyes, vagy ingyenes, esetleg jótékonysági koncertről lenne szó?
- Milyen költségekkel járna a koncert? Hogyan tudnátok a felmerülő költségeket finanszírozni (jegyeladás, gyülekezeti- vagy alapítványi támogatás, egyéb szponzorok, támogatók)?

Előfordulhat, hogy nemzetközi foglalóirodák konkrét árajánlat helyett a helyi szervezőktől kérdezik meg, hogy milyen ajánlattal tudnak előállni, mennyit tudnának fizetni a fellépésért.

A fellépés költségei
Egy-egy fellépés költsége művészenként, csapatonként és a fellépés jellegétől függően változó lehet. A költségvetés tervezésekor a következő költségelemekkel mindenképpen számolni kell:
- a fellépés alapköltsége
- utazás költségei (illetve az ehhez való hozzájárulás). Ez igen magas is lehet egy nemzetközi csapatnál.
- hang- és fénytechnika költségei. (Előfordulhat, hogy erről teljes mértékben a zenekar gondoskodik, de az is gyakori, hogy ez a helyi rendezők felelőssége. Mindenképpen külön megállapodásban szükséges rögzíteni.)
- marketing költség
- a törvény által meghatározott Áfa-tarifa és szerzői jogok költsége (Artisjus)

Fontos, hogy a tervezés fázisában tisztázzuk, milyen úton történik majd a költségek elszámolása. Érdemes azt tudni, hogy amikor lefoglaltok egy művészt vagy zenekart, az adóhivatal úgy veheti, hogy munkaviszonyról van szó.

A megállapodások rögzítése
A zenész vagy foglalóiroda egy koncert lehetséges időpontját maximum néhány napra vagy 1-2 hétre tartja fent. Ebben az időszakban kell eldöntenetek, hogy az ismert feltételekkel megszervezitek-e a koncertet, lefoglaljátok-e az adott zenészt vagy énekest.

Néhány esetben előfordulhat, hogy az előadó, zenész vagy foglalóiroda beleegyezése szükséges a koncerthelyszín kiválasztásához. Ilyen esetben csak a beleegyezés megérkezte után foglalható le a terem.

Amikor megszületett a megállapodás a dátumról, a helyszínről, az előadóról és a fellépés költségeiről, érdemes tovább egyeztetni, illetve adatokat cserélni egymással. Mi a következő adatokra kérdeznénk rá:
- A szerződő fél neve, lakcíme, telefonos elérhetősége (számlázási cím, ha eltér)
- A szerződő fél kapcsolattartója
- A koncert pontos helyszíne (a fenntartó/ intéző adataival, a helyszín elérhetőségével)
- A (tervezett) időséma és elvárásaid a fellépéssel kapcsolatban
- Koncertterem befogadóképessége/ a várt látogatók száma

Ezeknek az adatoknak az ismeretében a művész kapcsolattartója, vagy a foglalással megbízott személy elkészíti a szerződést (megállapodást). Mindenképpen figyelmesen olvassátok el ezt a dokumentumot és rögtön jelezzétek, ha nem értetek valamit, vagy ha néhány ponton változtatni szeretnétek. Ilyenkor még lehetséges, sőt ekkor van itt az ideje. Ha teljesen egyetértetek a megállapodással, akkor annak egy aláírt példányát vissza kell küldeni a menedzsmentnek vagy a foglalóirodának. Ez a megállapodás adja a számla alapját, amit a megbeszélt időpontban ki is küldenek majd. Néha a megállapodásban szerepel egy előleg összeg is, ami a szerződés aláírásakor fizetendő.

Marketing, hírverés
Mindannyian tudjuk, hogy milyen fontos a jó reklám. Szükségünk van rá, hogy elérjünk minden érdeklődőt a koncert hírével. Egy jó reklám elkészítéséhez az első lépés, hogy határozzátok meg a célközönséget. Ez után pedig azon kell keményen dolgozni, hogy a lehető legtöbb csatornán keresztül elérjétek őket. Meg kell ragadni minden lehetőséget! Találjátok meg azokat az eszközöket, amelyekkel a valódi célközönséget érhetitek el. Ha például gyülekezeten kívüli fiataloknak szervezitek elsősorban a koncertet, ne (csak) a gyülekezeti újságban vagy a gyülekezet honlapján hirdessetek. Menjetek oda, ahol ők vannak, hirdessetek az ő nyelvükön, de ne feledjétek, hogy ti kit képviseltek.

A jó marketinghez érdemes tervet is kidolgozni. Kérhettek segítséget, anyagot a művésztől vagy a menedzserétől is. Gyakran van már kész sajtóanyaguk, fényképük, poszterük és szórólapjuk, amit rendelkezésetekre tudnak bocsátani. Ha más forrásból szereztek fényképeket, egyéb anyagokat, legyetek körültekintőek. Gondoljátok át, hogy használhatjátok-e azokat a fotókat, kell-e esetleg értesíteni erről az előadót vagy annak képviselőjét is.

Ha a koncert az Azuron keresztül jön létre, maximálisan számíthattok ránk a marketingben is. Tudunk segíteni a marketingterv elkészítésében, plakátok, szórólapok és sajtóanyagok mintáival is. Emellett biztosítunk olyan fotókat is, melyeket felhasználhattok a reklámanyagok elkészítéséhez. Amennyiben a marketinggel kapcsolatban kérdéseitek lennének, szívesen leszünk segítségetekre.

Jogok (copyright), artisjus
A koncerten elhangzott dalok után térítést kap a dal írója és komponistája. A térítés levonásáért a koncert szervezője vagy a helyszín üzemeltetője a felelős. Bővebb információ erről a www.artisjus.hu honlapon, pontosabban ezen a linken található.

Backline
A backline kifejezés minden olyan színpadi felszerelést magába foglal, amely a koncert létrejöttéhez szükséges. Ide tartoznak például az erősítők, amelyek a színpadon, a zenészek mögött helyezkednek el, vagy az általuk használt hangszerek is. Előfordulhat, hogy maga a csapat gondoskodik minden felszerelésről, de az is gyakori, hogy a szervezőket bízzák meg ezzel. Ennek konkrét feltételeiről mindenképpen tanácsos megállapodni. Ez a megállapodás szakszóval a technikai rider.

Technikai rider
Az előadónak vagy csoportnak rendszerint van néhány feltétele, kívánsága a helyszínen kiépítendő technikai felszerelésről. Ezek az elvárások, kívánságok az úgynevezett technikai riderben találhatók meg. Ez a rider része a csapattal kötendő általános megállapodási dokumentumnak és tanulmányozható már a csapat lefoglalása előtt is. Amennyiben a csapat nem saját technikai felszereléssel dolgozik, fontos a technikai riderben foglaltak pontos követése. Ettől megállapodás nélkül eltérni nem szabad, mert ez a koncert meghiúsulásával, lemondásával is járhat. Ha a művész nem hozza magával a saját technikai felszerelését, érdemes arra is gondolni, hogy legyen megfelelő áramellátás a helyszínen. Az ezzel kapcsolatos megegyezések belekerülhetnek a szerződésbe is.

Árusítás, információ
Gyakran előfordul, hogy egy-egy koncert vagy turné során a művészek CD-ket, DVD-ket, pólókat, könyveket is árusítanak. Az ebből befolyt összeg növeli bevételüket, vagy fedezi a kiadásaikat. Az árusítóhely kialakításához egy, vagy több asztal biztosítása szükséges. Célszerű messzebbről is jól olvasható betűvel feltüntetni a termékek árát, és váltópénzt is bekészíteni. Mindenképpen figyeljetek arra, hogy milyen feltételeket szab a művész! Előfordulhat, hogy a csapat menedzsere vagy kapcsolattartója beleszól abba is, ki árusíthatja a termékeket, lehet-e más művész CD-jét is terjeszteni, illetve meghatározhatja azt is, hogy hány százalék jutalékot kell fizetni a zenekarnak.

Biztonság
Mint a fellépés szervezői, ti vagytok a felelősök azért, hogy biztonságos környezetet teremtsetek a művész(ek), együttműködők és koncertlátogatók számára. Amennyiben nyilvános helyen rendezitek a koncertet (sportcsarnok, szabadtéri), egyeztessetek a helyi hatóságokkal, tűzoltókkal, mentőszolgálattal is. Ők bővebb felvilágosítást tudnak nyújtani a feltételekről és a szükséges különféle engedélyekről.

Gondoskodjatok arról is, hogy engedély nélkül senki se közelíthesse meg az öltöző(ke)t. Ügyeljetek arra, hogy a művészek, zenészek vagy a menedzsment engedélye nélkül senki se mehessen fel a színpadra az előadás alatt. Gondoljátok át azt is, hogy a zenekar hogyan tud biztonságosan feljutni a színpadra, illetve hol tudnak majd találkozni az általatok meghívott VIP vendégekkel a koncert előtt vagy után. Készítsetek külön belépőt, karszalagot vagy nyakbavalót a zenészeknek, a stábnak, a technikusoknak és a felkért fotósoknak is.

A fellépés
Ha meghívtok egy énekest vagy csapatot, a művészek és a menedzserük feltételezi, hogy ismeritek a repertoárt, a koncert várható tartalmát és a produkció szokásos hangerejét. Amennyiben kérdéseid vannak ezzel kapcsolatban, vitasd meg velük minél hamarabb. Ha pl. a hangerőt korlátozzák az engedélyek, vagy bármi olyan jellegű kérdés merül fel, amelyről a művészeknek tudniuk kell, minél hamarabb beszéld meg velük.

A napi program
A színpadi felszerelés összeállításához, hangpróbához és más előkészületekhez szükséges idő csapatonként változó. Ezért a koncert napjának terve, programja gyakran a fellépésről való megállapodás részét képezi. Fontos az időbeosztásban elegendő időt biztosítani a terem berendezésére, a színpad-, fény-és hangtechnika összeállítására és a csapat hangpróbájára. A terem ajtaja csak akkor nyitható meg a közönség előtt, amikor a művész(ek) kísérője erre engedélyt adott.

Minden csapatot legalább egy segítő, a turnémenedzser is elkísér, aki támaszt nyújt a fellépések körüli gyakorlati feladatokban. Fontos, hogy arra a napra legyen egy kapcsolattartó a helyi szervezőktől is.

Ellátás
A szerződés tartalmazza azt is, hogy milyen öltöző(k)re van szüksége az énekesnek vagy a zenész csapatnak. Jó lenne, ha tudnátok arról gondoskodni, hogy az öltözők környékén nyugalom legyen. Ezeknek a helyiségeknek zárhatónak kell lenniük. Itt készülnek fel az énekesek vagy zenészek a fellépés előtt. Fontos, hogy az öltöző tiszta legyen, biztosítsatok elegendő ülőhelyet és asztalokat is. Ne feledkezzetek meg a tükörről, megfelelő világításról és folyóvízről (esetleg tusolási lehetőségről). Néhány kreatív önkéntessel még a legkopárabb sportcsarnoki öltözőt is barátságossá tudjátok varázsolni.
Mindenképpen gondoskodjatok (szénsavmentes) ásványvízről és valami nassolnivalóról. Ha a szerződésben étkezés is benne foglaltatik, próbáljatok változatos és könnyű ételeket összeválogatni.

Parkolás
Az énekesnek, zenekarnak és kísérőiknek szükségük van parkolóra. A megállapodásban gyakran konkrét elvárások vannak ezzel kapcsolatban is. Amennyiben speciális helyzet áll fenn a koncerthelyszín körül (fizetős parkoló, parkolási tilalom), tudassátok ezt velük időben. Gondoskodjatok elegendő parkolóról a vendégek számára is. Ha nagy koncertet szerveztek, érdemes a parkolóba segédeket állítani, akik irányítják a tömeget és segítik a biztonságos parkolást.


Kisokos koncertszervezőknek
Valljuk be, az angolszász gyökerű zeneipar telis-tele van olyan szakkifejezésekkel, melyek hallatán a kezdő koncertszervező csak kapkodja a fejét. A következő kis összeállításban nekik szeretnénk segítséget nyújtani. Ha további kérdéseid lennének, keress meg bennünket.

Agent: ügynök. Az ügynök nem más, mint kapcsolattartó, a zenészt, illetve annak menedzsmentjét képviseli. Ő veszi fel a kapcsolatot a rendezvény szervezőivel, vagy a „foglaló ügynökökkel", akik megtervezik a fellépők listáját.

Backline: Minden olyan színpadi felszerelés, ami a koncert létrejöttéhez szükséges. Ide tartoznak például az erősítők, amelyek a színpadon, a zenészek mögött helyezkednek el, vagy az általuk használt hangszerek is.

Booker: „foglaló ügynök". Kicsit más területen dolgozik, mint a menedzser. Dolgozhat egy fesztiválnak vagy pódiumnak: ő az, aki megtervezi a koncerten, rendezvényen fellépő énekesek, zenészek listáját, és tartja a kapcsolatot az művészek kapcsolattartójával (rendszerint az „agent"-tel).

Catering: A koncert vagy turné során a résztvevők ellátását (étel, ital) foglalja magába. Ez lehet bármi a szerződésben foglaltak alapján, illetve azon felül.

Crew: Technikusok, kemény munkás legények, akik a hang- és fénytechnika pakolásáért és összeszereléséért felelősek.

Label, Record Label: A zeneiparban a record label azt a márkát, védjegyet jelenti, amely fémjelzi  felvétel elkészültét, illetve annak népszerűsítését, árusítását. A record label az a vállalat, amely koordinálja a hangfelvétel rögzítését, előállítását, terjesztését, marketingjét és promócióját, valamint intézi a szerzői jogokat is.

Line-up: a koncerten, turnén, rendezvényen fellépő énekesek, zenészek résztvevőinek listája.

Manager: előadóművészek fellépéseit szervező szakember.

  • Personal Manager: személyi menedzser; ő az, akinek közvetlen kapcsolata van az énekessel, zenészekkel.  Általában ő a legfontosabb személy az előadó zenei életében, részese és segítője a művész karrierjének.
  • Production Manager: a produkció menedzsere. Vele általában nagyobb produkciók, turnék alkalmával találkozhatunk; szoros együttműködésben áll a turnémenedzserrel. Azon dolgozik, hogy a produkció sikeres legyen, segít például a hang, videó- és fénytechnika kölcsönzésén, szállításán.
  • Tourmanager: A turnémenedzser az a személy, aki segít megszervezni és adminisztrálni egy énekes vagy zenész csapat koncertjeinek sorozatát. Ő dolgozik a költségvetésen és segíti a csapatot mindenben a turné során. Azért van szükség a munkájára, hogy a zenészeknek minden simán menjen egy-egy turné alatt. Ő gondoskodik a zenészek szükségleteiről, kapcsolatot tart a helyi szervezőkkel, figyel arra, hogy minden számla ki legyen egyenlítve stb.

Management: ügyvitel, igazgatás, vezetés. Az a csapat, mely - jelen esetben - a művészek, zenészek szükségletein, a koncertek, turnék sikerességén dolgozik.

Merchandise: Árusítás, terjesztés. Gyakran előfordul, hogy egy-egy turné során a művészek CD-ket, DVD-ket, pólókat, könyveket is árusítanak. Az ebből befolyt összeg növeli bevételüket, fedezi kiadásaikat.

Monitor: Így nevezik azokat a színpadon található hangszórókat, amelyek a színpad felé fordítva szólnak. A zenészek ez alapján kapnak visszajelzést arról, hogy mennyire szólnak tisztán, mennyire van összhangban az, amit csinálnak.

Promoter: reklámozó, elősegítő, támogató. Az a fél, aki az énekest vagy zenész csapatot meghívja, lefoglalja. Az ő feladata, hogy a technikai feltételeket magába foglaló leírásban (riderben) és a szerződésben megszabott feltételeket előteremtse, valamit a marketinges tevékenységet előmozdítsa. Érdekében áll, hogy minél több ember jöjjön el a koncertre.

Promotion: „promóció". Minden olyan tevékenység, mely arra irányul, hogy a koncertet népszerűsítse. A közös cél: minden létező média felhasználásával a lehető legnagyobb hírverést keltsük annak érdekében, hogy sok látogatója legyen a koncertnek.

Roadie: backstage munkások, hang- vagy fénytechnikusok. Fontos szerepet játszanak a zenei koncertek, fesztiválok és események színpadának felállításában és elrendezésében. Komoly tapasztalattal és tudással rendelkező technikusok, specialisták, akik szállítják, összeszerelik és beállítják a felszerelést, amelyet az előadók használni fognak.

Setlist: azoknak a daloknak a listája, amelyek el fognak hangozni a koncerten.

Technikai rider: Az előadónak vagy csapatnak általában van néhány feltétele, kívánsága a fellépés helyszínén levő technikai adottságokról. Ezek az elvárások, kívánságok az úgynevezett technikai riderben találhatók meg.